Voici comment remplir correctement une facture proforma ou commerciale:

Pour être en conformité avec les conditions douanières du pays destinataire et afin d’assurer une livraison rapide et sans faille, les transporteurs ont besoin d’une facture proforma ou d’une facture commerciale pour tous les envois internationaux autres que les documents. Grâce à nos formulaires pré-établis, vous pourrez consigner toutes les données requises. La facture doit être rédigée uniquement en anglais!

Pour les valeurs déclarées supérieures à 1.000,- €, une déclaration d’exportation est obligatoire. Si la valeur déclarée excède 3.000.- €, la déclaration d’exportation doit être déjà revêtue du cachet des douanes!

1. Le haut du formulaire comprend un emplacement pour le logo de votre société

2. Veuillez préciser s'il s'agit d'une facture proforma ou d'une facture commerciale!

3. Le champ Export Reference est réservé à vos références!

4. Veuillez saisir une devise!

5. Saisissez, le cas échéant, le numéro fiscal de votre société!

6. Dans certains pays, le numéro fiscal du destinataire est également obligatoire.

7. Saisissez dans le champ Descriptif du contenu une description détaillée du contenu de votre envoi. Si vous avez plusieurs articles, vous pouvez créer plusieurs variables! Les descriptions telles que "samples" ou  "spare parts" ne sont pas assez précises!

8. Le cas échéant, saisissez également le numéro de marchandise conformément à la nomenclature douanière de Bruxelles! 

9. Saisissez le pays d’origine ou le pays du fabricant!

10. Saisissez ensuite le nombre de marchandises et la valeur unitaire, le programme calcule la valeur globale automatiquement! Pour les articles sans valeur marchande, il est nécessaire, pour les formalités douanières, d’entrer une valeur nominale ou une valeur commerciale.

11. La valeur totale mentionnée sur la facture proforma ou sur la facture commerciale doit correspondre au montant mentionné dans les détails de l’envoi lors de la commande! 

12. S’il ne s’agit pas d’une exportation permanente, veuillez saisir dans le champ "motif de l’exportation" s’il s’agit

• d’une exportation temporaire (temporarily exported)
  
• ou d’une ré-exportation (re-exported)
• le motif (ex: "repair" ou "analysis").
  

13. Pour les marchandises non destinées à la vente, veuillez mentionner: "Samples not for sale or resale"

14. La facture doit être signée et établie en trois exemplaires.

Exemple